تاریخچه بایگانی :
در این بخش هدف این است که تاریخچه بایگانی را به صورت کامل توضیح داده و مزایا و معایب آن را نقد و بررسی کنیم.
از زمانی که خط پدیدار شد بشر به اهمیت نگهداری و حفظ خاطرات و حوادثی که اتفاق می افتاد پی برد
نمونه ای از این موارد در سنگ نوشته ها و کتیبه هایی که امروز در گوشه و کنار دنیا کشف می شود موجود است.
از زمانی که بشر توانست مدارک مربوط به زندگانی و فعالیت‌های اقتصادی و … را بر روی مواد و اجسام با دوام ثبت کند؛ و در مکانی گرد آورد، بایگانی به وجود آمد.
بایگانی (Archive) چیست ؟
به کلیه سوابق، اسناد و مدارک عمومی یا تاریخی که توسط سازمان یا اداره یا مؤسسه یا تأسیساتی از این قبیل نگهداری میشود
و آنها را تحت نظر خود محافظت یا نگهداری می‌نماید، گفته میشود.
امروزه از کمد فلزی برای بایگانی در ادارات و مدارس و دانشگاه ها و … استفاده میشود.
فنون بایگانی Filling Operations
بایگانی را فن طبقه‌بندی، تنظیم، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک میگویند،
به نحوی که بتوان با سرعت و سهولت و اطمینان و با درنظر گرفتن توسعه‌پذیری به سند و مدرک موردنیاز دسترسی پیدا کرد.
۱- طبقه‌بندی (Indexing (classifying) The Records)
عبارتست از دسته‌بندی اسناد و مدارک به گروه هایی که دارای وجه مشترک بوده
و بتوان بعداً با توجه به این وجه اشتراک از آنها استفاده نمود.
۲- تنظیم (Arrangement of The Records)
عبارتست از تقدم و تأخر اسناد در مفاهیم فن بایگانی.
این عمل در سازمانی می بایست شامل نظم خاص باشد.
۳- حفظ و نگهداری (Keeping the records)
عبارتست از ضبط اطلاعات دریافتی (نامه‌های وارده) و یا اطلاعات ارسالی (نامه‌های صادره) که در نهایت تبدیل به اسناد شده‌اند
برای استفاده در زمان حال و زمان آینده.
۴- صفات و ویژگی های بایگانی:
الف – سرعت
ب – سهولت
پ – اطمینان
ت – توسعه‌پذیری
برای مشاهده انواع کمد بایگانی کلیک کنید.